Podio, una gran herramienta colaborativa

Tras mucho tiempo buscando una aplicación con la cual poder gestionar la gran cantidad de tareas que manejo día tras día para sacar adelante mis proyectos, nunca antes había encontrado una que se adaptara tan bien a mis necesidades y me ofreciera tanto potencial como Podio.

Y no son pocas las que había probado hasta ahora. Desde las primeras que evalué hace muchos años, como Egroupware, dotProject, ]project-open[ o Feng Office, hasta las mucho más potentes y evolucionadas como Redmine, Teambox, Confluence y Jira, Zyncro, Basecamp o Asana son muchas las herramientas que he exprimido en busca de la solución definitiva a mis necesidades de gestión del tiempo, gestión de ficheros, gestión de enlaces, comunicación en grupo, asignación de tareas y compartición de información en general.

Sin embargo, todas, a excepción quizás de Zyncro o Teambox que yo creo que serían mi segunda opción, exigían de mi que yo me adaptara a ellas, que diseñara mi forma de trabajar en base a sus características y no en función de lo que yo realmente necesitaba.

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Hasta que he descubierto la fórmula Google Apps + Podio.

¿Qué es Podio?

Podio es una aplicación web enfocada a la gestión de tareas de forma social que permite organizar todo nuestro mundo en base a distintas organizaciones e infinitos espacios de trabajo en los que podremos instalar una enorme cantidad de aplicaciones distintas disponibles en su App Market, como gestores de incidencias, herramientas para gestión de proyectos, gestión de contactos, gestión de ventas y clientes (CRM), gestión de reuniones y un largo etcétera.

Por si esto no es suficiente, dispone de un editor visual desde el que podremos modificar cualquiera de esas apps añadiendo o quitando campos de una larga lista de tipos distintos, o incluso crear nuestras propias aplicaciones totalmente personalizadas.

Integración con la nube

Se integra con nuestro correo electrónico a la perfección para crear tareas o cualquier registro correspondiente a las apps que tengamos instaladas vía email. Si además utilizamos los servicios de Google Apps, no sólo conseguiremos una integración perfecta con el correo, sino que además podremos integrar todo el universo de Google en nuestra herramienta de trabajo diario: exportar nuestras tareas y reuniones a Google Calendar, adjuntar ficheros directamente desde Google Drive, sincronizar todos nuestros contactos de GMail con Podio, utilizar un widget que se muestra al final de todos nuestros correos de GMail para comunicarnos directamente con Podio y crear de forma rápida una tarea, una incidencia, un nuevo Lead o una nueva idea para nuestro blog a partir de dicho email.

Incluso aunque no dispongamos de una cuenta de correo de GMail podremos crear tareas a través de correo electrónico simplemente escribiendo un email a direcciones tipo dlazaa.5c723ecd@task.podio.com.

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Además de con el universo Google, son muchos los servicios de la nube con los que se integra Podio, como Dropbox, Evernote, Box, GoToMeeting, Linkedin, Facebook, etc.

Red social corporativa

Pero lo que más sorprende es la posibilidad de implicar a cualquier persona, ya sean compañeros de trabajo, colaboradores, clientes o proveedores, en los distintos espacios de trabajo de una forma muy rápida y flexible gracias al potente sistema de roles y privilegios de Podio. Cualquiera puede participar como si de una típica red social se tratara escribiendo comentarios acerca de cualquier aspecto de nuestro proyecto, compartiendo ficheros, asignando tareas o simplemente haciendo clic en el botón «Me gusta».

Si no queremos dar acceso a nuestros clientes a alguno de nuestros espacios de trabajo, también tenemos la posibilidad de exportar cualquiera de los formularios de las aplicaciones que tengamos instaladas en Podio para así poder integrarlo en una aplicación web del propio cliente o en nuestro sitio web corporativo. Podremos así por ejemplo exportar el formulario de alta de incidencias para que nuestro cliente pueda comunicarnos un problema que se registre directamente en nuestro gestor de incidencias de Podio, o que el cliente pueda introducir directamente en nuestro sistema cualquier propuesta de cambio. Las posibilidades son infinitas y nosotros sólo tendremos que copiar y pegar un pequeño fragmento de código HTML como éste:

<!-- BEGIN Podio web form -->
<script src="https://podio.com/webforms/2282716/124680.js"></script>
<script type="text/javascript">
  _podioWebForm.render("124680")
</script>
  <div>
  PODIO provides <a href="https://company.podio.com/project-management-software">project management software</a> you can build yourself.
  </div>
<!-- END Podio web form -->

Apps móviles disponibles

Por supuesto, una herramienta de estas características perdería gran parte de su utilidad si no pudiéramos utilizarla en cualquier momento y desde cualquier lugar con nuestro móvil. Podio ofrece apps nativas tanto para iOS como para Android. Si bien hay que decir que son mejorables, desde ellas podremos acceder a casi toda la funcionalidad de Podio.

Aparte de poder gestionar nuestros proyectos y tareas, podremos añadir los espacios de trabajo y las aplicaciones que tengamos instaladas en Podio al menú de la app móvil, lo que nos permitirá por ejemplo abrir rápidamente una nueva incidencia que nos han comunicado por teléfono, registrar el alta de un nuevo producto en nuestro inventario, consultar el histórico de pedidos de un cliente o anotar una nueva idea que se nos ha ocurrido para nuestro blog.